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信电工程学院教学档案调阅制度

 

信电工程学院教学档案调阅制度

 

为进一步加强学院教学档案管理,规范档案调阅程序,特制定本制度。

第一条  所有在本学院教学过程中形成的教学档案资料均属于学院内部限级文件,未经许可不得外借、外传。

第二条  凡需调阅(包括借阅、查阅)档案者,均须填写《档案调阅单》,经学院分管院长签批后方能凭单调阅档案。

第三条  签批程序:

1.本学院教职工调阅教学档案,须经学院分管院长签批。

2.本学院学生查阅教学档案材料,须出示本人学生证,由学院分管院长签批后方可查阅。

3.外单位人员查阅教学档案的,须出具所在单位介绍信,由本学院分管院长签字批准后方可查阅。

第四条  案卷一般仅供在档案室查阅,查阅档案人员必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第五条  摘抄档案内容,须经档案管理人员同意,并在档案管理人员在场的情况下,在档案室摘抄,摘抄完毕,档案管理人员应在《档案调阅单》中注明摘抄主要内容。如需复印档案资料,须经学院分管院长同意,由档案管理人员复印后交给查阅人,档案管理人员应在《档案调阅单》中注明复印内容。

第六条  借阅档案应严格履行借阅登记、签收手续,当面点交清楚。原则上外单位不得借阅档案,如有特殊情况,须经本学院分管院长签批,同时提供借阅单位介绍信和借阅人有效证件原件,供档案室复印留存。

第七条  借阅者要爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告学院负责人,并追究当事人责任

第八条  教学档案借阅期限不得超过10天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

第九条  档案管理人员对调阅档案及归还档案,均应在档案调阅登记簿上进行登记;对重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。

本规定作为信电工程学院制定的《信电工程学院教学档案管理工作实施细则》的补充规定,由信电工程学院负责解释。 

 

信电工程学院

  20121