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信电工程学院教学档案管理工作实施细则

 

信电工程学院教学档案管理工作实施细则

为保障学院教学档案管理工作的正常开展,依据《徐州工程学院档案管理办法》(徐工院行发[2008]26号)和《徐州工程学院二级学院教学档案管理暂行办法》(徐工院行教[2007]43号)文件要求,特制定本实施细则。

一、         教学档案管理的基本要求

1.      学院各科室或个人在从事教学、科研及管理活动中直接形成的、对学院有保存价值的各种形式和载体的文件材料,必须按照规定向学院档案室移交归档,任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

2.      学院各科室必须把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入本部门工作职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,保障有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

3.      学院主管教学工作的副院长负责教学档案管理的监督、检查工作,教学秘书作为兼职档案员负责学院教学档案文件材料的整理和保管工作。

二、         教学档案分类及归档范围

1.      教学档案分为七个一级类目:师资队伍建设、教学基本建设、教学管理、教学评价和质量监控、学风建设、教学研究与教学改革、电子教学档案。每个一级目录下分为若干二级和三级类目(参见《徐州工程学院二级学院教学档案分类目录》)。

2.      所有与各级教学档案类目相关的有保存价值的文件均属于归档范围。

(1)  上级教育教学主管部门下达的指令性、指导性文件材料;

(2)  与师资培养、教学资源建设、教研教改、科研、学生培养有关的各级各类项目的申报、立项、结题、验收、获奖等材料;

(3)  本学院制定的各种与教学管理工作有关的制度、办法、规定、条例、规范等;

(4)  与师资培训、学术交流、教学运行、教学质量监控、教学资源建设与利用、学生管理与学风建设有关的计划、总结、过程记录、统计报表、协议、证明、证书等;

(5)  培养方案、教学大纲、自编教材、试卷、学生成绩、毕业设计论文、实习实训等重要的教学材料;

3.      归档材料包括文字材料、软件、实物成果、照片、录音、录像等多种形式。

三、         教学档案的收集及归档要求

1.      教学档案由学院档案室统一集中管理,各类档案实行部门归档制度,各部门负责人为教学档案收集与归档的直接责任人。

2.      根据教学档案各级类目的内容,学院各部门负责收集、归档的范围如下:

(1)  办公室:“师资队伍建设”一级类目;

(2)  教务科:“教学基本建设”一级类目中的“专业建设”、“课程建设”、“教材建设”二级类目和“实习基地建设”三级类目;“教学管理”一级类目中的“综合类”、“课务管理”、“考务管理”、“学籍管理”、“专业实习”、“毕业设计”二级类目;“教学评价和质量监控”一级类目中的“常规检查”、“座谈会”、“停课记录”、“质量评价”、“教学事故”二级类目、“教学研究与教学改革”一级类目;

(3)  学生科、团委:“学风建设”一级类目;“教学评价和质量监控”一级类目中的“毕业生跟踪”二级类目;

(4)  实验室:“教学基本建设”一级类目中的“实验室建设”二级类目;“教学管理”一级类目中的“实验教学”二级类目;

(5)  教研室:按照各职能科室的要求做好相关材料的收集、整理和提交工作;

(6)  各科室负责“电子教学档案”一级类目中相关的二级类目。

3.      根据教学档案形成特点,归档时间分为即时归档、学期归档(每学期结束之前或下学期初)、年度归档(每年1月份归档上一年材料)三种。

4.      各部门相关承办人应加强档案收集及归档意识,按照文件材料的自然形成规律进行分类、整理,交本部门主管领导审查后移交学院档案室保管。

5.      教学档案必须确保质量。纸质文件材料规格必须相对统一,均用A4纸,并要求版面工整,图文清晰。电子文件须附有电子文件归档登记表。

6.      教学档案归档时须填写档案归档登记表,一式两份,归档部门与学院档案室各执一份。

7.      学院档案员应做好教学档案各级类目的编号、归卷、存放、索引等工作。文件归卷之前应注意检查页数、附件等是否齐全完整,处理过程是否清楚,遇有不清之处应及时询问承办人。

四、         教学档案的调阅

教学档案的调阅依照《信电工程学院教学档案调阅制度》执行。 

                          

                                                          20121月修订